關鍵業務流程選擇的原則和方法

一般情況下,企業有許多不同的業務部門,一次性重組所有的業務流程,是不可行,也是不理智的,那會大大地超出企業的承受能力。因此,在進行業務流程重組之前,必須選擇好重組的對象－關鍵業務流程。選擇關鍵業務流程非常重要,一旦關鍵業務流程選擇錯誤,整個業務流程重組的努力方向就發生了錯誤或者偏移,不但會影響企業現有的運行良好的業務流程體系,甚至會影響到企業整體。可以說,關鍵業務流程的選擇尤如建設摩天大廈的地基,第一環沒有做好,接著的所有工作將會“傾塌下來”。因此, 筆者認為，在實施具體的業務流程重組之前,必須對選擇關鍵業務流程這一工作慎之又慎。

1選擇關鍵業務流程的原則

選擇關鍵業務流程時應該遵循以下4個原則：

原則一：關注企業跨職能部門的業務流程。這一類流程一般要跨多個業務部門,甚至企業的全部職能部門,但沒有一個人對整個流程負全責。

原則二：關注績效低下的流程。這一類流程又可稱為功能性障礙流程,這類流程運行效率很低,甚至影響到其它流程正常運行。

原則三：關注位置重要的流程。某流程對企業來說很重要,行檢查研究。就要很好地對這個流程進行檢查研究。

原則四：關注具有重組可行性的流程。這里需要仔細調查,深入分析,了解某些流程是否根本不能有重組的可能,而另一些則具備重組的成熟條件。要不，魯莽進行下去,必將危及整個企業的生存與發展。

 

2選擇關鍵業務流程的方法

2.1 績效表現與重要性矩陣圖

績效表現與重要性矩陣圖是一個既簡單又實用的工具,在選擇關鍵業務流程方面具有十分重要的作用。

圖1 績效表現與重要性矩陣圖

 

績效表現與重要性矩陣圖的橫坐標表示流程的績效,縱坐標表示流程的重要性。

第一象限位于此象限的流程,對于企業來說,是很重要的,但它的績效也很低。因此這些流程,是企業進行流程重組的首選目標。

第二象限位于此象限的流程,對于企業來說,是很重要的,而它的績效也很高。因此這些流程,需要保持目前的狀態,繼續為企業創造利潤。

第三象限位于此象限的流程,績效很低,它對于企業來說,也不重要,因此企業可以不用研究這些流程。

第四象限位于此象限的流程,績效很高,但它對于企業來說,并不重要。因此企業也不用太過于注重這些流程。通過績效表現與重要性矩陣,企業可以初步選定需要改進的關鍵流程的范圍。

2.2 流程對顧客的重要性矩陣圖

流程對顧客的重要性矩陣圖是通過考察流程對顧客的重要性與實施流程改進的成本這兩個指標的綜合效應來決定是否對某一流程實施改進。

圖2 流程對顧客的重要性矩陣圖

 

流程對顧客的重要性矩陣圖的橫坐標表示流程對顧客的重要性,縱坐標表示實施流程重組的成本。

第一象限處十這一象限的流程對顧客來說,不是那么重要的,而且如果對其進行重組,成本會很高"所以,這些流程是企業最后重組的對象。

第二象限處于這一象限的流程對顧客來說,是十分重要的,但如果對其進行重組,成本會很高。所以,這些流程不應當作為企業進行流程重組的首選對象。

第三象限如果企業對處于這一象限的流程進行重組,其成本會很低,但對顧客來說,這些流程不是那么重要"所以,這些流程也不是企業進行流程重組的首選對象。

第四象限如果企業對處于這一象限的流程進行重組,其成本會很低,而且對顧客來說,這些流程又是十分重要"所以,企業應當首先對這些流程進行重組。