行政精益管理——機(jī)關(guān)事業(yè)單位推行5S的七個(gè)誤區(qū)

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有很多剛開始實(shí)施5S的機(jī)關(guān)單位認(rèn)為：5S無非就是整天掃地、整理物品以及將物品進(jìn)行定位。在這種想法的作用下，他們認(rèn)為5S就是為了在機(jī)關(guān)單位有客戶進(jìn)行參觀，或者有重要的各級(jí)官員來視察的時(shí)候，給外界留下一個(gè)良好的形象，讓別人覺得本機(jī)關(guān)單位已經(jīng)脫離了“山寨式”的管理。總的來說，當(dāng)前很多機(jī)關(guān)單位對(duì)5S活動(dòng)的認(rèn)識(shí)還存在不少的誤區(qū)，這些誤區(qū)可歸納為如下幾點(diǎn)：

誤區(qū)一：5S就是大掃除

很多機(jī)關(guān)單位的機(jī)關(guān)工作人員，包括領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為5S僅僅是一種大掃除，只是為了改善機(jī)關(guān)單位形象所開展的活動(dòng)。實(shí)際上，5S活動(dòng)不僅能夠使工作現(xiàn)場(chǎng)保持清潔，更重要的是通過持續(xù)不斷的改善活動(dòng)，使工作現(xiàn)場(chǎng)的5S水平達(dá)到一定的高度，促使機(jī)關(guān)工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，提高機(jī)關(guān)工作人員的個(gè)人素養(yǎng)。因此，5S活動(dòng)與大掃除的根本區(qū)別在于：5S是持續(xù)的活動(dòng)，大掃除是臨時(shí)性活動(dòng)，二者過程不同，目標(biāo)也不同。

 

誤區(qū)二：5S只是清潔工的事情

很多工作人員認(rèn)為：5S活動(dòng)就是搞大清潔，而目前大多數(shù)機(jī)關(guān)的清潔都由清潔工來完成，所以理所當(dāng)然5S就是清潔工的事情，這種觀念是錯(cuò)誤的，5S真正的目的是培養(yǎng)機(jī)關(guān)人員發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)、以及消除浪費(fèi)的能力，所以說雖然扔到垃圾桶內(nèi)的垃圾由清潔工來處理無可厚非，而對(duì)自身業(yè)務(wù)的整理整頓、有效發(fā)現(xiàn)并消除業(yè)務(wù)工作中的浪費(fèi)，就需要我們每一位機(jī)關(guān)工作人員來完成了。

 

誤區(qū)三：搞好5S機(jī)關(guān)單位就不會(huì)有任何問題

很多機(jī)關(guān)單位在推行5S活動(dòng)的時(shí)候總希望5S活動(dòng)能夠“包治百病”，解決機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所有的問題。但是實(shí)際上，5S只是機(jī)關(guān)單位修煉的一個(gè)基本功，它產(chǎn)生的效果范圍僅包括生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的整潔以及機(jī)關(guān)工作人員素養(yǎng)的提高。一個(gè)機(jī)關(guān)單位要想獲得盈利，除了開展5S活動(dòng)之外，還需要注意在戰(zhàn)略管理、營(yíng)銷策略等方面下功夫。因此，期待5S是包治百病的靈丹妙藥是不切實(shí)際的。

 

誤區(qū)四：5S活動(dòng)只花錢不賺錢

機(jī)關(guān)單位存在的根本目的就是為了最大程度地追求效率的提升和提高服務(wù)質(zhì)量。很多機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有遠(yuǎn)見，認(rèn)為開展5S活動(dòng)需要較多的投入，因此他們認(rèn)為5S活動(dòng)的推廣是賠本生意，因而不愿意實(shí)施。一般來說，5S活動(dòng)的開展初期需要投入較多的資金，并且很難在短期內(nèi)形成收益。但是，只要機(jī)關(guān)單位能夠持續(xù)開展這項(xiàng)活動(dòng)，5S將為機(jī)關(guān)單位帶來長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展效益。因此，機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該把目光放遠(yuǎn)一些，要堅(jiān)持實(shí)施5S活動(dòng)。

 

誤區(qū)五：由于太忙而沒有時(shí)間推行5S

機(jī)關(guān)單位各科室的狀況一般都是比較復(fù)雜的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)很多預(yù)想不到的問題。除了要從事正常的生產(chǎn)工作之外，經(jīng)常還會(huì)處理一些突發(fā)事件、同時(shí)還需要花費(fèi)相當(dāng)多的精力用于解決工作現(xiàn)場(chǎng)中出現(xiàn)的各種問題。因此，很多機(jī)關(guān)工作人員認(rèn)為目前的工作已經(jīng)非常繁重，實(shí)施5S活動(dòng)增加了機(jī)關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。實(shí)際上，5S的實(shí)施正是為了提前發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，防止突發(fā)事件的發(fā)生。實(shí)施5S之后，工作人員的工作反而會(huì)變得輕松。

 

誤區(qū)六：5S活動(dòng)是形式主義

有人認(rèn)為整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)等5S活動(dòng)過于注重形式，缺少實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，因而對(duì)5S活動(dòng)的實(shí)施效果始終持懷疑的態(tài)度。一般說來，5S活動(dòng)的實(shí)施確實(shí)需要一些形式，例如標(biāo)準(zhǔn)、宣傳、培訓(xùn)等，但是5S活動(dòng)的目的是為了使機(jī)關(guān)工作人員通過不斷的重復(fù)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。因此，認(rèn)為5S活動(dòng)是形式主義的觀點(diǎn)是不正確的。

 

誤區(qū)七：開展5S活動(dòng)主要靠機(jī)關(guān)工作人員的自發(fā)行為

很多機(jī)關(guān)單位將5S活動(dòng)推行失敗的原因歸結(jié)為機(jī)關(guān)工作人員不愿意參與。準(zhǔn)確地說，5S活動(dòng)的實(shí)施，并不是靠機(jī)關(guān)工作人員的自發(fā)行為，而是靠帶有強(qiáng)制性的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)關(guān)工作人員在5S活動(dòng)的實(shí)施過程中必須按照5S的要求來行事。因此，5S活動(dòng)的實(shí)施雖然強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)工作人員的全體參與，但依然應(yīng)該由機(jī)關(guān)單位的高層由上而下地加以推動(dòng)和監(jiān)督。