打造精益辦公室，應先從5個方面考慮

長期以來，“精益思想”(lean thinking)一直局限于生產車間中。但是，在企業中，90％消除浪費的機會都存在于制造運營部門之外，也就是管理與辦公過程之中，如訂單輸入、客戶服務、產品設計、采購、收款與付款等，這些過程中的浪費不僅數量多，而且很難消除，原因很簡單，就是這些浪費很難被發現。

優化組織機構。如果能適當將組織機構扁平化，盡量去除一切多余的環節與人員，就可使高層管理者與一線管理者的信息雙向傳遞更加及時有效，快速回應市場動向，提高管理效率。其次，要打破部門之間各自為政、信息交流極度匱乏的現象，實行資源共享。跨部門人員的再學習，不失為一個有利舉措，更易讓大家換位思考，使每個機構組織之間，更加緊密配合。

強化辦公室5S管理。辦公空間安排的合理與否，通常也會影響工作效率。經常有業務接觸的部門可以安排辦公地點近距離，減少“搬運”浪費；對文件進行歸檔分類管理；減少工作中分散注意力的信息數量，如垃圾郵件和私人聯絡；清理“視覺污染“，如過期的文件、不用的信箋等等……如此種種，對辦公室進行定期整理、整頓、清掃、清潔、提高員工素養，就可營造“亮麗”的工作環境，讓人心情舒暢，更添工作信心。

消除日常浪費。其實，在辦公室的行政流程里，往往有很多難以定義的浪費，沒有生產區域那么顯而易見，所以，我們更應從細節處著手，識別辦公室浪費。我們要培養自我節儉的意識，減少電力、紙張等能源消耗，努力營造大家共同遵守的“隨手”氛圍，如紙張重復利用、離開xx分鐘關掉電腦顯示器、白天關閉走廊亮燈、洗手后隨手關掉水龍頭等，從每一個細節中發現浪費、消除浪費。同時要治理人浮于事的現象，上班時間隨意聊天、干私活、出工不出力等。其次，還要適當授權，簡化行政審批手續、減少等待時間。此外，辦公室浪費還有一種很嚴重的浪費—會議。召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。以下摘自戴爾·卡耐基《人性的優點》中描述的會議管理方法：一、究竟出了什么問題？二、問題的起因是什么？三、這些問題可能有哪些解決辦法？四、你建議用哪種辦法？圍繞此四個問題進行會議討論,相信會收到意想不到的效果。

轉變工作方法，提高效率。細數一天8小時中所做的工作，可以發現，有大部分是瑣碎卻是必要的。我們應學會合理安排、簡化、并集中處理：將許多分開的工作步驟加以整合，變成單一任務，以減少工作的復雜度；相似的工作排在一起，集中在同一個時段來處理等。通常工作時數的多寡并不是與工作成果成正比，因此對于重點的，帶高附加值的工作，我們應該投入最多的時間與心力。

提升客戶服務質量。我們知道僅僅是以最好的態度、最強的責任心為客戶考慮周到，實行“關懷服務”也已不能順應時代要求，得到內外客戶滿意度的認可，本人認為更重要的是要提升個人的業務素質，勤練內功、不斷學習，業務素質的提高，必將有利于從全局出發，為客戶謀取更高的未來價值，也必將與客戶形成更加堅實的事業伙伴關系。