時間管理既是一門科學，也是一門藝術。時間管理的重要性至少等同于戰略、創新等這些更為管理學界重視的議題；對于個人來說，時間管理等同于對自我的人生規劃管理，鑒于個人時間管理的重要性，筆者提出以下5點對策，希望每個人都能夠管理好自己的時間。

 

1  明確的目標

時間管理可以使一個人行動的成功率提高，所以如果我們想行動成功，就應該做好時間管理；而在時間管理中，最重要的就是做好以結果為導向的目標管理，包括個人和家庭目標，職業生涯和財務目標，個人發展和專業發展目標。設定的目標要具體，并且是可衡量的，可實現的，切合實際的。還要設定實現目標的時間表。由于時間管理是一個每天都要進行的活動，復雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復雜的解決方案都心存懷疑，認為復雜的解決方法是行不通的，只有直達問題核心，也就是目標明確，聚焦于關鍵問題，把低價值活動與高價值活動區分開來，在保證必須完成的工作同時，把時間資本投人到高價值活動中，這樣才能使時間管理更有效率。正如我們在每天的工作中所感受到的，有效的時間管理是我們最缺少的東西之一，缺少它的原因不是因為缺乏時間管理工具，而是我們沒有真正重視它。我們需要做的是，重視時間管理。

 

2  時間管理要“開源”靠“擠”與“賺”

時間資源需要開發，當然這種開發只是有限開發。開發的方式一是盡量利用零碎時間，諸如等車、坐車的時間看書，睡覺前的空閑時間讀讀報，散步時與友人討論一些問題。二是充分利用現代化、社會化節省時間，如購買家用電器代替家務勞動，通過社會化服務取代需要自己動手的一些工作，用金錢購買時間，將自己的時間用于創造更大價值的工作。三是簡化工作程序。根據崔西定律，任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。簡化工作是成功的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。四是保持健康的體魄，保持身心平衡與適度。盡快恢復體力，要學會放輕松，要休假、旅游和運動，定期健康檢查，吃清淡的食物，適當服用一些保健品，減少尋醫問藥看病的時間，間接增加工作和創造價值的時間。

 

 

3  時間管理要“節流”，記錄時間是怎樣花掉的

管理大師彼得·德魯克曾經描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時間的。一個公司董事長很確定地告訴研究者，根據他的感覺，他的時間分三個部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區社會活動上。記錄時間是怎么花掉的，是時間管理的開始，但它絕不是一次性的任務，在整個時間管理過程中，人們需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時間使用情況。“節流”時間，就要列出一張“時間收支表”，將每天的時間開銷記錄下來，對于那些發展專長、高價值的活動可以多花費一些時間，對于那些無益身心的低價值活動及會腐蝕我們精力與精神的活動盡量不要花費時間。通過及時評估時間的使用情況，找出時間使用效率不高的癥結，去除浪費時間資源的不必要環節，提高時間效率，實現每天24小時時間資源的“收支平衡”。

 

4  提高時間使用效率

“時間管理”的3個關鍵問題是：什么事必須做；如何看待他人；如何統籌規劃出整塊時間。現代人幾乎驚人地一致認為“太忙”，每個人都身處一個異常忙碌的社會，不管是管理者，還是所謂知識工作者或專業人士。實際上，“忙”有三種，一種是忙碌但尚未學會管理時間，這些人常常會感覺被近乎瘋狂的時間表逼瘋；另一種是忙碌但已經學會應對與取舍；第三種則是假裝出來的忙碌。瓶頸管理理論認為，改善績效的最佳方法不是改進每個環節、每個步驟，而是改進“瓶頸”，因為系統的整體績效取決于瓶頸。對于管理者和專業人士來說，最大的約束就是時間。更重要的是，過分忙碌的管理者和專業人士可能陷人精疲力竭的狀態，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡，最終可能導致失去他們，使他們離開或變得”無能”。

在一般情況下，時間管理被認為是個人問題，并且總是被歸人到勵志的范疇，認為主要是精神因素在起作用。在傳統的組織視線中，沒有時間管理，沒有人去發展時間管理技能。這一趨勢更使得組織放棄自己在時間管理上的職責。什么事是必須做的，這是時間管理的第一個關鍵問題。時間管理的錯誤做法基本上都可以歸結為，把時間花在那些不是必須做的事情之上。對組織來說，最重要的是要知道什么是重要的、必須做的任務，也就是說，什么是用來衡量他們績效的標準。對個人來說，重要的事先做(First Thing First )。德魯克以他96年的豐富經歷非常肯定地認為，他還沒有碰到過哪位經理人可以同時處理兩個以上的任務，并且仍然保持高效。始終做重要的事可以避免掉進“嗜急成癮”的陷阱。要設定優先次序，可將事情區分為五類：A＝必須做的事情；B＝應該做的事情；C＝量力而為的事情；D＝可以委托別人去做的事情；E＝應該刪除的工作。最好大部份的時間都在做A類及B類的事。也可以將事情分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕一重”、“緩一急”兩個維度把面臨的事情分成四個象限：重要且緊急；重要不緊急，不重要緊急；不重要不緊急，先做那些“緊急且重要的”，然后再去做那些“緊急但不重要的事”。

時間管理的第二個關鍵問題是如何看待他人。許多時間管理方法教管理者學會授權，讓別人去分擔事情。實際上，在時間管理中，許多人傾向于把別人當成自己提高效率多做事的資源一或者障礙、干擾者。不管怎樣，應該更關注與別人一起工作帶來的其他東西，譬如新知識、關系等。

如何在繁忙的時間表中統籌規劃出整塊的時間，是時間管理的第三個關鍵問題。對于管理者和專業人士來說，他們常常需要整塊整塊的時間去完成重要任務，譬如思考重要決策或寫一份報告。這些任務通常正是”為組織做出的貢獻”。在進行這些任務的過程中間不能被打斷，因為每次被打斷，都需要很長的時間才能重新進入深度思考與完全工作狀態。

 

5  消除時間殺手

所謂時間殺手就是浪費時間的事情，如電話干擾，接電話后習慣聊天；開會；不速之客；拖延的習慣，猶豫不決；過度承諾；個人組織能力不佳；缺乏目標；缺乏優先等級；缺乏完成期限；授權能力不佳；權力或責任界定不清；缺乏所需資源等都是時間殺手。若要消除時間殺手，就一定要厘清工作重點，把工作重點擬出來，然后做出抉擇。

    克服拖延的習慣是消除時間殺手的重要內容，而要做到這一點，就要有良好的組織，由重要的事情開始著手工作，建立一個報酬時間表，培養緊急的意識，以快節奏工作，一旦開始，不要停止，訂出一段特定的時間工作，從最糟的事情開始，不要找借口，設定截止期限。

    消除時間殺手還要學會授權與溝通。工作時間中有75%的時間是花在與人溝通上，在職業生活中您是否成功，84%決定于您如何有效地與別人溝通。您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什么，要使自己成為解決方法導向的人，要將可能交辦出去的工作授權出來，要教導您的部屬，如何做您所交辦的工作，向外界爭取資源協助您。

    忘掉過去，注重未來，專注于把握當前的機會，構建時間的遠景。真正的成功本身是一種態度，亦即要有成功的意念、欲望、決心，每天要有足夠的時間來做重要的事。時間管理是一生的技巧，把自己能夠支配的時間資源管理好，這是成功的關鍵。